今後の仮予約の取扱について

2019年 01月24日


神田橋公園の冬桜 満開  2019年1月

仮予約はどういうものか
 22年以上も前の当会場の創業の際、会場のルールを決めるに当たって、「仮予約」という業界の慣行があることを知りました。まだ会場利用が確定できない段階でも、他者に予約されないように一時的に希望日程を押さえておく制度です。
 利用者には便利ですが、会場を提供する側には煩わしく、仮予約を一切認めない貸会議場もあります。当会場は顧客の便利を考慮して業界慣行を取り入れ、仮予約を会場運営のルールに採用しHP上に掲げました。 
 ただこの仮予約には期限があり、仮予約期間は通例5日~10日くらいです。当会場は7日としました。従いまして、この期間を過ぎると仮予約は消滅します。不確かな仮予約にいつまでも拘束されると会場側はスムーズな運営ができないからです。

仮予約についての申込者の誤解
 ところが、HPの利用案内を読んでいない顧客も多く、仮予約に期限があることを知らない人がほとんどです。また利用日程が煮詰まっていない段階でも簡単に仮予約をしてきます。電話一本で仮予約をしておけばいつまでも会場を確保できると考えているフシがあります。当会場はこれまで仮予約の規定を厳密に適用しておらず、仮予約期間が終了しても他の本予約希望者が現れるまでこれを放置してきました。

空室状況カレンダー上の「仮予約」についてのクレーム
ところが昨年12月に常連のお客様から以下のようなクレームを頂戴しました。
会場HPの空室状況カレンダーにはかなり前から仮予約の印(△)がついているものが相当あるが、これは仮予約の期限を超えているのではないか。その印があるところにいくつか予約を入れたいので、自分の方を優先してくれ。顧客の仮予約をキチンと管理できていないことに対する不満です。
 当会場の7Fホール、8Fホールは全国的にかなり人気があり、土曜、日曜を中心にかなり先まで予約が埋まっています。そのため顧客は空室状況カレンダーを真剣に見ています。
 会場利用者の真剣なクレームが出てくるに及び、従来の姿勢を反省し考えを改めました。また空室状況カレンダーに三角のマーク(△)があると、これを見た他の顧客の会場利用が謙抑になると思われますので、会場にとってもこれをあいまいにしておくことは得策ではありません。
 そこで、仮予約の申し込みがある場合に仮予約期間の告知と本予約日の確認を徹底することにしました。仮予約の期間に多少の融通をきかせることはありますが、状況によっては仮予約をお受けできないこともあるかもしれません。例えば4か月後の利用の仮予約につき、その1ヶ月前すなわち3ヶ月後に正式に利用が確定する等の仮予約はお受けすることが出来なくなります。
 1月中旬にかなり前になされた仮予約で、まだ確定できないものについは仮予約を取り下げていただきました。ご協力ありがとうございました。
 仮予約はあくまで暫定的なものですので、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。

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